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2017/10/19 NCDA-10月份國際職涯新觀點:如何陪伴當今千禧世代面對的生涯探索挑戰

NCDA-10月份國際職涯新觀點

 如何陪伴當今千禧世代面對的生涯探索挑戰 

甘苦經驗篇

面對當今千禧世代,
如何發展生涯探索的對話

分享人:Sunitha Narayanan

  如今投入勞動力市場的千禧年世代(出生在1981-2000年之間的人)與日俱增,根據統計,到了2025年,這個世代的人將會佔勞動力市場3/4的人口。這個世代通常被形容為聰明、領悟力高、很早便學習掌握當今的科技;然而,他們也會被形容為固執、隨便、還有一意孤行。這一類的學子們和未來潛力的領導者為職涯專業帶來不同的活力與挑戰,同時也為職涯專業帶來拓展的契機。
  這一年對我來說是莫大的挑戰,因為我同時探索如何成為兩個角色:當一位孩子是大學新鮮人的家長,以及一位生涯教練。在掌握這兩個角色以前,我可是吃盡了苦頭!在這段個人生涯轉換的期間,我接受了一間當地大學職涯發展中心的生涯教練一職,並且天真的以為這個機會也會讓我更與孩子們同在。總是值得期待看看的,不是嗎?當我們身為家長的時候,不也希望可以在我們的青少年孩子面前建立起專業和可信的形象。不過,這樣的經驗讓我得以與千禧世代的孩子們工作,也讓我得到一些值得分享的觀察。
  根據一項調查顯示:當學生越常使用職涯探索的資源時,越容易得到工作。對大學新生來說,進入學校的第一年就要想生涯的事情似乎不太合理,第一年的大學生通常忙著嘗試各種可能性、離爸媽遠遠的、交新朋友、慶祝他們在高中生活所無法體會到的。身為從事職涯發展的專業人士,該如何與這些千禧世代的孩子互動呢?

 
  • 讓對話聚焦在當下

今天,就在此時此刻,遠比下學期、夏天或更遠的地方對他們來說有意義。我發現跟他們談課堂當下、與朋友關係如何、系上如何這類話題,會讓我更容易將話題轉向興趣與價值。即使學生很常說「噢我不知道」、「我的主修很沒用」、「感覺沒什麼出路」或是「我爸媽希望我……」,他們仍會願意投入並且思考要是爸媽可以不管的話,自己想要什麼樣的人生。讓對話與工作可以聚焦在當下的一些想法包括:

  • 當偵探:我會隨身準備幾本一般文具店買得到的筆記本以可以隨時發送給學生。學生可以記錄、畫圖或是寫下他們觀察自己一周以來的筆記或問題。有時候,會有學生想在會談結束前提出一到兩點可以思考的問題。我也會告訴他們可以留下筆記本給我看,並且把自己希望保留、較隱私的想法遮起來。他們的敘說讓我可以更容易將他們的故事連結到職涯發展的相關想法或是正在發展相關技能。

  • 練習問問題:千禧年世代就像大部分的人一樣,總是對回饋這件事情感到訝異。我相信回饋這件事情只會發生在人們用不同的視角「看見了」我們時才會發生。這個「要求回饋」的練習可以是很個人化的,讓它盡可能簡單或是多樣化。這個過程需要想像力,所以可以放心得使用你的創造力。最簡單的作法是讓學生問三到五個人以下的問題,像是:

    1. 你對我最好的印象與記憶是什麼?為什麼?

    2. 你覺得我適合做什麼樣的工作?為什麼?

    3. 如果我是你最喜歡的產品,你會怎麼說我?

    4. 有什麼部分是我還不自覺的?

學生通常很喜歡分析這個過程,並且會帶出他們蒐集的資訊中很支持或是想激烈否定的部分。漸漸地,他們會深化對自我的覺察,並且增加對喜歡/不喜歡事物的資料庫,還有在興趣與選擇之間的平衡。

  • 讓它發生

    這個世代的人自信、對改變開放,但是要他們在一小時的會談中維持專注力卻是很有挑戰性的。我發現在一個想法被充分討論之前,他們的腦袋已經出現了另一個想法。有時候我必須很努力地跟上很多的想法,而當我可以暫停下來時,發現每個很棒的想法後面好像都少了一些東西而顯得後繼無力。在這個時候,有兩種方式幫忙我拉回對話:

    • 塞給學生一個玩具彈簧:在一個極度快速的科技世界中,拿出一個熟悉玩具的意外驚喜可以暫停對話。慢慢地,這段對話可以繼續進行下去直到有結論。每一次這樣的作法對我和學生都有意想不到的驚喜。

    • 利用他們熟悉的科技:多數人會帶著他們的筆電或是iPad來會談,我注意到讓他們打開一個word的空白文件並且請他們準備在社交場合的一分半鐘自我呈現,或是回答像是「你的缺點是什麼?」這類的面試問題,可以使他們的思考更活絡;或者畫一個四分之一圓的象限,並且在當中標示出代表價值觀、興趣或技能的區塊;或者google兩位他們欣賞的人。這種在晤談中完成一項「任務」,並且可以將某種具體的收穫帶回去是很有效的方式。

  • 在人與人之間
    今對傳訊息與e-mail的偏好讓面對面的對話變成一個次要的選項。我相信這也給我一個機會去鼓勵學生建立人際關係。

    • 促進自我介紹的產生:我與學生各自拿起電話,並且模擬一次社交的請求。如果行程允許,可以跟一群學生參加一個社交活動,並且有一個練習計畫。我發現只要進行過一次完整堅定的對話就可以讓多一個人相信這是有收穫的過程。

    • 使用職業家庭圖:這是讓學生可以深化一段關係,並且學習到生涯決定的矛盾本質的一個好資源,即使是最基本的家庭圖也可以提供很珍貴的洞見──「應該」、「必須」還有「想要」都會讓故事更豐富有力,值得探索與討論。



       

教戰守則篇

如何讓你的當事人在行為面試中
成為閃亮的星──使用STAR法則



  一份好的履歷和推薦信已經成功說服人事主管找你的當事人去面試,身為一個職涯服務提供者,現在需要讓案主成為一位STAR的被面試者。(編按:STAR為一因應面試的模式與技巧,將於本文後面提到)
  一般可以給予當事人的明顯提議包含:對公司有了解、找到自己的優勢、準時、看起來積極熱情,並且仔細聽正在問你的問題;有一個比較不常被提出的建議是:準備自己的故事,讓自己在面對行為面試(behavioral interview)時可以自信、有說服力。
  越來越多機構會用行為面試(BI)的方式來訓練自己的人事主管。行為面試的中心概念是:面試者過去的行為可以良好預測他們未來的工作表現。在行為面試中,面試官會詢問被面試者在過去經驗中如何展現工作相關技能。這些技能包含知識、技巧、能力還有其他勝任工作所需要的特質。

以下為行為面試的問題範例:

  • 告訴我以前你需要做超過你職分的事情,完成一件任務的經驗
  • 告訴我以前當你有太多事情需要處理,又被要求優先處理你的事情的一個經驗
  • 給我一個你過去需要立即做出決策的例子
  • 告訴我一個你成功與一個不喜歡你的人共事的經驗(或是相反情況,是你不喜歡的人)
  • 你通常如何處理衝突?給我一個例子。
 
  • 指導案主如何回應行為面試的問題

  STAR模式是行為面試的中心概念,STAR代表情境(Situation或者Task)、行動(Action)、以及結果(Result)。在這個架構中,面試官會跟隨一開始提出的問題,並且藉由被面試者的回答更深入的往下探詢,以釐清面試者做了什麼,以及達到了什麼結果。這個模式為面試官提供了一套有用的問問題方式,也可以幫助要參加面試的人準備可能被問的問題。
  職涯相關專業人士需要讓當事人明白STAR模式是一種回答行為面試問題的架構,他們可以藉由解釋過去相關經驗的特定情境、任務、行動與結果來做到這件事情。當面試者被要求描述情境時,他們必須提供足夠的細節讓面試官了解發生了什麼事,而不是概略性的描述。這個情境可以來自前一份工作、當志工的經驗,或者任何相關的場合。當描述一項任務時,被面試者需要描述他們當時努力的目標。
  當描述行動時,被面試者要提供適當的細節,並且記得聚焦在自己身上。同時,也需要說出他們當初採取的確切步驟,還有自己特別有貢獻的地方。要特別注意的是,被面試者不僅是敘說當時的團隊做了什麼,而是自己當時確切做到了什麼。當講述行動的時候,主詞應用「我」而非「我們」。
  此外,在描述情境的時候,也不需要為說自己做到的事情或功勞感到害羞,而需要清楚地表達情境如何發生、如何結束,他們做到了什麼以及自己當次的收穫。他們的表述需要盡可能地明確,避免喃喃自語或提供太多的資訊。

 
  • 以下是一個行為面試的問題還有一個可能的回應方式:

  你通常如何處理衝突?給我一個例子。
  情境我記得去年在工作上碰到一個很大的衝突。我的一位同事常常不當使用午餐間的一些器材。他們會把自己沒有吃完的午餐沒有加蓋地保存在共用冰箱裡好幾周,而且沒有維持好環境的整潔。另外一位同事實在受不了,去面質這位同事,而且還吵了好幾天的架。這個情況引起了辦公室很高的張力與緊張,影響大家工作。
  行動與其扯上主管,我當時決定試著當和事佬讓事情緩和下來。我分別去找這兩位同事,並且私下與他們解釋這樣個情形已經如何影響了大家。我詢問他們是否準備好可以和解,還有找另外一個人談談,他們都說他們願意。我找了一個時間讓我們三個人可以坐下來好好談這件事情。
  結果那場談話進行得很順利,而且他們都為自己失控發脾氣向對方道歉。不當使用午餐間的同事承諾會補償,他們兩人都感謝我幫他們解決這件事情。從此以後,午餐間就和平多了。

 

下列是幾項幫助面試者準備行為面試的小撇步:

  • 回想近期有否展現適合行為或行動的情境,尤其是與課堂情境、工作經驗、領導能力、團體合作、發起行動、計畫或是服務客戶有關。

  • 為每個情境準備好簡要的描述詞,還有被問到的時候要提供的細節。

  • 確定每個故事都有一個開頭、中間過程還有結局。準備好描述一個情境,包括:手邊的任務、你的行動以及結果。

  • 確保事情的結果可以反映出你的正向特質(即使結果本身不那麼令人滿意)

  • 誠實以對,不隨意美化或是刪減故事的任何一部分,面試官會發現你的故事是建立在微薄的基礎上。

  • 特定且明確的表達,而不是概括而過很多的事件,可以給出該事件足夠的細節。

  • 讓你的舉例有多樣性,不只是分享生活特定場域的事情。

  一位很熟悉STAR法則的當事人可能還是會覺得要生出一個可以展現出結果的經驗是很有壓力的事情,而一位有經驗的生涯專業人士可以引導他們的當事人,藉由充分的排練和相關的例子來幫助他們有自信地進入面談,讓他們有比較大的贏面在行為面試中成為「閃亮的星」(懂得運用STAR法則的被面試者)。

 

 

資料來源:

  1.  NCDA-Preparing Your Client to be a STAR Interviewee in a Behavioral Interview

  2.  NCDA-Career Conversations with Millennials: A Few Observations